ИНСТРУКЦИЯ о подготовке аттестационных дел соискателей ученых степеней и ученых званий для передачи в архив Высшей аттестационной комиссии Республики Беларусь

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Высшей

аттестационной комиссии

Республики Беларусь

04.07.2017 № 147

 

 

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы, образующиеся в деятельности Высшей аттестационной комиссии Республики Беларусь (далее – ВАК), подлежат полному или частичному оформлению при подготовке к приему-передаче в архив.

Оформление аттестационных дел производится работниками управления аттестационной работы, в котором они формируются или были сформированы.

1.2. Аттестационные дела считаются законченными в делопроизводстве в следующих случаях:

при принятии решения Президиумом ВАК по вопросу о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания, в том числе, с учетом рассмотрения апелляции, поданной соискателем и (или) иным заинтересованным лицом в сроки, установленные законодательством;

диссертация снята с рассмотрения в ВАК по личному заявлению соискателя на основании распоряжения Председателя ВАК;

аттестационное дело на присвоение ученого звания снято с рассмотрения по письменному заявлению соискателя или ходатайству организации, представившей аттестационное дело на рассмотрение.

 

ГЛАВА 2

ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА

АТТЕСТАЦИОННЫХ ДЕЛ

2.1. Архивный фонд аттестационных дел ВАК комплектуется из аттестационных дел соискателей ученых степеней и ученых званий.

2.2. Архивный фонд аттестационных дел состоит из следующих разделов:

дела постоянного хранения:

аттестационные дела лиц, которым присуждена ученая степень доктора наук;

аттестационные дела иностранных граждан по вопросам присуждения ученых степеней;

аттестационные дела иностранных граждан по вопросам присвоения ученых званий;

аттестационные дела лиц, имеющих ученые степени и ученые звания, присужденные или присвоенные им в государствах, с которыми Республика Беларусь не имеет договоров о признании и эквивалентности документов о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, либо не выполнивших иных требований, предусмотренных законодательством;

дела по нострификации (приравниванию) документов о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий (заявления, личные листки по учету кадров, легализованные документы об ученых степенях или ученых званиях и др.);

аттестационные дела лиц, которым ВАК не присуждена ученая степень доктора наук;

аттестационные дела лиц, которым ВАК не утвердил решение совета по защите диссертаций о присуждении ученой степени кандидата наук;

аттестационные дела лиц, которым не присвоено ученое звание профессора;

аттестационные дела лиц, которым не присвоено ученое звание доцента;

дела временного хранения со сроком 15 лет:

аттестационные дела лиц, которым присвоено ученое звание профессора;

аттестационные дела лиц, которым присвоено ученое звание доцента;

дела временного хранения (до 10 лет включительно):

аттестационные дела лиц, диссертации которых сняты с рассмотрения.

2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются. Указанные дела хранятся в структурных подразделениях.

2.4. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

2.5. Аттестационные дела постоянного хранения и временного хранения со сроком хранения 15 лет подлежат полному оформлению после их завершения делопроизводством.

Полное оформление дела предусматривает:

систематизацию документов дела;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

2.6. Титульные листы дел постоянного и временного (15 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 1).

2.7. Завершенные аттестационные дела постоянного и временного
(15 лет) хранения в течение следующего за делопроизводственным годом передаются в архив ВАК.

Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела. Неправильно оформленные или не до конца оформленные дела возвращаются архивом на доработку в структурное подразделение.

2.8. Аттестационные дела временного срока хранения по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях, подготовку описей дел со сроком хранения до 10 лет включительно и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, осуществляют лица, ответственные за делопроизводство. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК», а также опись дел постоянного хранения и опись дел со сроком хранения до 15 лет включительно готовит ответственный за архив ВАК на основании сведений, предоставленных структурными подразделениями. Проверку правильности произведенного отбора документов к уничтожению осуществляет экспертная комиссия ВАК. Ответственность за организацию уничтожения документов несут ответственное за делопроизводство в ВАК структурное подразделение и архив ВАК.

Аттестационные дела могут уничтожаться только после проведения научно-технической обработки документов и дел постоянного хранения и по личному составу за определенный период, утверждения и согласования их на заседании экспертно-методической комиссии государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь», а также согласования акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК».

Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписываются лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматриваются на заседании экспертной комиссии ВАК, после чего утверждаются Председателем (лицом, его замещающим) ВАК.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения актов сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к актам о выделении к уничтожению документов.

 

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ АТТЕСТАЦИОННЫХ ДЕЛ ДЛЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ВАК

3.1. Подготовка аттестационных дел соискателей для приема-передачи в архив ВАК производится управлением аттестационной работы.

3.2 Работник управления аттестационной работы, осуществляющий подготовку аттестационного дела, должен проверить наличие всех документов, первоначально поступивших в ВАК, в соответствии с имеющейся внутренней описью. В описи не должны присутствовать сведения о документах, представленных в не подшитом виде (в конвертах), которые в дальнейшем изымаются и используются в работе в установленном порядке. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурного подразделения (при необходимости с привлечением совета, представившего аттестационное дело). В случае необходимости внутренняя опись документов аттестационного дела, поступивших из совета по защите диссертаций (ученого совета), и внутренняя опись документов, поступивших и (или) подготовленных в ВАК, может быть объединена в одну.

3.3. Документы, поступившие и (или) созданные в процессе рассмотрения аттестационного дела соискателя в ВАК, подшиваются в аттестационное дело по мере их поступления (создания) после документов, поступивших из совета по защите диссертаций.

При этом необходимо:

проверять правильность отнесения документа к тому или иному делу;

располагать документы внутри аттестационного дела в хронологическом порядке;

подшивать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;

проверять наличие необходимых подписей, виз, дат, номеров, отметок об исполнении, заверительных подписей и т.д.;

не допускать включения в дела документов, подлежащих возврату, черновиков, рабочих вариантов (проектов) документов;

не подшивать документы, скрепленные металлическими скрепками и скобами;

документы-ответы помещать за документами-запросами;

приложения, независимо от их дат, помещать с теми документами, к которым они относятся;

включать в дело не более 300 листов. При наличии в аттестационном деле более 300 листов формируется несколько томов под одним индексом.

3.4. В аттестационное дело соискателя ученой степени включаются следующие документы:

3.4.1. справка о проверке аттестационного дела и диссертации, подписанная работником управления аттестационной работы, с резолюцией начальника этого управления;

3.4.2. копия заключения эксперта;

3.4.3. копия заключения экспертного совета по итогам экспертизы, в котором содержится рекомендация Президиуму ВАК по вопросу о присуждении ученой степени доктора наук (об утверждении (не утверждении) решения совета по защите диссертации о присуждении ученой степени кандидата наук). Заключение должно быть подписано председателем экспертного совета.

3.4.4. справка рассмотрения диссертации в ВАК (к постановлению Президиума ВАК) для принятия решения по вопросу о присуждении ученой степени, в которой отражается ход рассмотрения диссертации и аттестационного дела в ВАК. Справка подписывается начальником управления аттестационной работы и работником этого управления и согласовывается главным ученым секретарем ВАК.

3.4.5. выписка из постановления Президиума ВАК по вопросу о присуждении ученой степени (приложение 2).

Кроме этого, в аттестационное дело соискателя включаются, в случае необходимости, следующие документы:

копия отзыва эксперта, содержащего замечания (с сопроводительным письмом соискателю);

копия письменных ответов соискателя ученой степени на замечания эксперта.

В аттестационное дело соискателя ученой степени также подшиваются в хронологическом порядке все документы, отражающие последовательность решения вопросов с советом по защите диссертаций и организациями, касающиеся рассмотрения диссертации.

Промежуточные решения и документы, формирующиеся при экспертизе в экспертном совете, а также оригиналы заключений вкладываются в дело этого экспертного совета.

Письма информационного характера формируются по вопросно-логическому принципу, которые располагаются в логической последовательности решения вопроса (запрос-ответ) и подшиваются в дело с перепиской.

3.5. В аттестационное дело соискателя ученого звания включаются документы:

3.5.1. справка проверки аттестационного дела в ВАК;

3.5.2. копия заключения эксперта;

3.5.3. копия заключения экспертного совета;

3.5.4. справка к постановлению Президиума ВАК для принятия решения о присвоении ученого звания;

3.5.5. выписка из постановления Президиума ВАК.

3.6. Крайними датами аттестационного дела считаются:

дата поступления аттестационного дела в ВАК и дата принятия окончательного решения Президиумом ВАК, в том числе и по апелляции.

Последним документом аттестационного дела является выписка из постановления Президиума ВАК, в том числе и по апелляции.

3.7. По завершении рассмотрения аттестационного дела работник управления аттестационной работы нумерует дополнительно поступившие или созданные в ВАК документы.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Все документы, подшитые в дело, должны иметь сквозную нумерацию листов.

Листы внутренней описи документов дела (тома) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

При нумерации листов дела соблюдаются следующие правила:

если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома дела нумеруются отдельно;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания, например, автореферат диссертации) нумеруются в общем порядке сквозной нумерацией. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. Чистые листы автореферата не нумеруется.

3.8. Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ (приложение 3).

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. В конце внутренней описи указывается общее число документов в аттестационном деле.

3.9. В конце аттестационного дела подшивается лист-заверитель дела (приложение 4).

4. Аттестационные дела передаются по описи структурного подразделения в архив ВАК (приложение 5). Аттестационные дела располагаются в алфавитном порядке.

5. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, оформляется по установленной форме (приложения 6).

6. Работник архива, получивший аттестационное дело, подготовленное для передачи в архив ВАК, проверяет его полноту.

Выявленные недостатки устраняются работниками управления аттестационной работы при методической помощи работника архива.